Warum ein Legal Health Check?

Der Vorteil eines legal Health Checks

Unternehmen sind in der Regel bestrebt, Ausgaben zu senken und das Geschäftsrisiko zu verringern. Für die Risikobeurteilung konzentrieren sich Verwaltungsräte und Geschäftsführer nur allzu oft allein auf die Finanzen und die jährliche Rechnungsprüfung. Eine umfassendere Prüfung des Geschäfts hat aber viele Vorteile. Die Rechnungsprüfung kontrolliert die vergangene Leistung; die rechtliche Zustandsprüfung dagegen ermöglicht es Ihnen, für die Zukunft zu planen.

Ein legal Health Check zeigt Ihnen Bereiche auf, in denen Verbesserungen und Kosteneinsparungen erzielt werden können und auf welche Stärken sich das Unternehmen konzentrieren sollte. Ein rechtlicher Health Check wird auch dazu beitragen Schwachstellen, Rechtsrisiken und potentielle Verbindlichkeiten zu ermitteln. Die frühzeitige Identifizierung solcher Probleme gibt Ihnen Zeit, Strategien zu formulieren, um sie effizient, effektiv und kostenschonend zu bewältigen, bevor sie das Geschäft nachhaltig beeinflussen.

Darüber hinaus ist ein legal Health Check hilfreich, wenn Ihr Unternehmen einen Käufer und/oder Investor sucht, eine Refinanzierung in Betracht zieht oder neue Finanzmittel sucht, um weitere Investitionen zu tätigen (um beispielsweise Marktanteile zu erhöhen, in neue Räumlichkeiten zu ziehen oder ein Unternehmen zu erwerben). Käufer, Investoren und Banken bevorzugen ein sauber, gut geführtes Unternehmen, mit fairen und transparenten Regulierungen, Weisungen und Prozessen. Wenn Sie Probleme im Voraus identifizieren und lösen, steigert dies die Attraktivität Ihres Unternehmens und damit auch den Shareholder Value. Ein rechtlicher Health Check ermöglicht es Ihnen, jede Due Diligence in Ihrem Unternehmen besser zu kontrollieren und Verkaufs- oder Finanzierungsprozesse insgesamt reibungslos, schnell und kostenschonend umzusetzen.

Ein legal Health Check deckt in der Regel folgenden Schlüsselbereiche des Unternehmens ab:

Struktur und Statuten: Statuten und Gesellschafter-/Partnerschaftsverträge werden nach der Gründung oft nicht aktualisiert, selbst wenn neue Aktionäre/Partner an Bord kommen oder andere ausscheiden. In der Regel werden diese Fragen erst behandelt, wenn ein Streit über eine Entscheidung entsteht oder finanzielle Schwierigkeiten vorherrschen. Eine Pattsituation/Deadlock der Aktionäre kann besonders belastend und die nachträgliche Lösungsfindung teuer und zeitintensiv sein – dies, just in dem Moment, in dem das Unternehmen schnell handeln sollte und seine Finanzen in Ordnung halten muss. Wenn die Kontrolle über das Unternehmen auf zwei oder mehr Eigentümer aufgeteilt ist, sollte deshalb ein Aktionärsbindung-/ Partnerschaftsvertrag abgeschlossen werden, um mögliche Auseinandersetzungen unter den Eigentümern im Voraus zu regeln und um beispielsweise festzulegen, was geschehen sollte, wenn ein Eigentümer stirbt, das Geschäft verlassen möchte oder ein Angebot eines Investors vorliegt.

Aufgaben der Verwaltungsräte/Geschäftsführer: Die Verwaltungsräte und Geschäftsführer müssen sich ihrer Aufgaben und gesetzlichen Verantwortlichkeiten bewusst sein und sich entsprechend auf dem Laufenden halten. Wenn ein Unternehmen in guter finanzieller Verfassung ist, sieht das Gesetz als primäre Pflicht der Verwaltungsräte vor, so zu handeln, dass der Erfolg des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen seiner Aktionäre als Ganzes gefördert wird. Wenn sich das Unternehmen jedoch in einer Phase finanzieller Schwierigkeiten befindet, müssen die Verwaltungsräte u.a. auch ihre potenzielle Haftung bei möglicher Gläubigerbevorzugung oder bei Vertragsabschlüssen unter Marktwert im Auge behalten. Solche Transaktionen können schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen und die Verwaltungsräte/ Geschäftsführer persönlich haben.

Regulierung und Compliance: Gesellschafsdokumente, Zulassungsunterlagen und Registrierungen sollten vollständig und aktuell sein. Es sollten regelmässige Überprüfungen durchgeführt werden, um die Einhaltung aller anwendbaren Gesetze, Verordnungen, Vorschriften, Verhaltenskodizes, Berufsnormen usw. zu gewährleisten. Es sollten entsprechende Richtlinien oder Verfahren ermittelt und umgesetzt und, die Einhaltung der Vorschriften sollte zu einer Kernkompetenz des Unternehmens gemacht werden.

Datenschutz und DSGVO: Alle Unternehmen sind zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes (DSG) verpflichtet. Das revidierte Datenschutzgesetz wird Ende 2021 in Kraft treten. In einer Überprüfung werden die spezifischen Massnahmen ermittelt, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen DSG-konform zu machen - von der Erstellung von Richtlinien und Verfahren bis hin zur Anpassung Ihrer Geschäftspraktiken. Bei der Überprüfung werden auch zusätzliche Anforderungen berücksichtigt, die sich aus einem internationalen Element für Ihr Unternehmen ergeben.

Bücher und Aufzeichnungen: Gesetzliche Register müssen verfügbar und aktuell sein, und alle anderen Geschäftsdokumente sollten, wenn möglich schriftlich, gesichert und auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Lizenzen und Zustimmungen: Hat das Unternehmen alle für seine Tätigkeiten erforderlichen regulatorischen, beruflichen, staatlichen, gewerblichen oder verbandspolitischen Zustimmungen, Genehmigungen, Akkreditierungen oder Lizenzen erhalten? Sind sie auf dem neuesten Stand, rechtsgültig, und erfüllt das Unternehmen alle geltenden Bedingungen und Beschränkungen, die mit ihnen verbunden sind?

Verträge: Es ist äusserst wichtig, dass die Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens mit seinen wichtigsten Kunden und Lieferanten zu bestmöglichen und durchsetzbaren Bedingungen erfolgen und schriftlich dokumentiert sind. Durch Aktualisierung bestehender oder Einführung neuer AGB und/oder schriftlicher Verträge kann ein Unternehmen ihren Mitstreitern einen Schritt voran sein. Durch gültige, schriftliche Verträge und/oder AGBs schützen Sie den guten Ruf Ihrer Branche, minimieren das Konfliktrisiko und ermöglichen eine reibungslosere, schnellere und kostenschonendere Streitbeilegung. Darüber hinaus schützen Sie Ihre Kunden- und Lieferantenbeziehungen durch Klarheit und Transparenz.

Wenn Sie Ihre Ware, Produkte oder Dienstleistungen über eine Website anbieten, sind weitere Spezialbestimmungen über den Datenschutz, die Privacy, Cookies, elektronisch abgeschlossene Verträge und Fernabsatz zu berücksichtigen.

Darüber hinaus eröffnet eine Überprüfung bestehender Verträge auch neue Möglichkeiten. So kann sich beispielsweise bei der Überprüfung eines Vertrages die Gelegenheit ergeben, Einsparungen zu machen oder das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern, indem Schlüsselbegriffe für Neuverhandlungen ermittelt und hervorgehoben werden. Darüber hinaus kann ermittelt werde, ob ein Unternehmen übermässig von einem Kunden/Lieferanten abhängig ist, woraus wiederum eine Diversifikationsstrategie entwickelt werden kann.

Finanzen: Eine Prüfung bestehender Darlehen und Sicherheiten kann sodann Möglichkeiten zur Aushandlung neuer oder längerfristiger Kredite oder zur Freigabe bestimmter Sicherheitsleistungen führen. Damit können Einsparungen erzielt, der Cashflow verbessert und geprüft werden, ob Finanzmittel zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Viele Unternehmen beziehen das Betriebskapital über ein Kontokorrentkredit, welches in der Regel auf erstes Verlangen hin sofort rückzahlbar ist. Solche Kontokorrentkredite werden von Banken, die das Bonitätsrisiko ihrer Kunden reduzieren möchten, genau geprüft.

Sind sämtliche Verträge wie Darlehen, Miete,und Leasing sowie Verpfändungen und Sicherheitsübereignungen ordnungsgemäss dokumentiert, verfügbar, registriert und gültig? Sicherheiten, die zur Forderungsabsicherung hingegeben wurden, welche n der Zwischenzeit befriedigt wurden, müssen aus allen relevanten Registern entfernt werden.

Mitarbeiter: Eine Prüfung wird sicherstellen, dass (i) die Arbeitsverträge mit dem Arbeitgeber abgeschlossen wurden, für den die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten, und dass (ii) sämtliche Gesetze und GAV Bestimmungen, welche das Arbeitsverhältnis betreffen, eingehalten werden. Eine Prüfung wird auch helfen, wichtige Mitarbeiter zu identifizieren, Beschäftigungsbedingungen und -leistungen zu prüfen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen angemessen entlöhnt werden. Weiter kann geprüft werden, ob die Arbeitsverträge angemessene und durchsetzbare Bestimmungen enthalten, welche das Unternehmen schützen, wie beispielsweise die Bestimmungen des neuen Datenschutzgesetzes über die Geheimhaltungspflichten oder das Konkurrenz- und Abwerbeverbot.

Eine Prüfung kann dazu beitragen Lücken und Versäumnisse in der Beschäftigungspolitik bzw. -bedingungen zu erkennen. Sind Beschäftigungsbedingungen, Mitarbeiterhandbücher, Beschwerdeverfahren und HR-Richtlinien sauber dokumentiert, verfügbar und rechtswirksam? Gibt es schriftliche Verträge für Temporärmitarbeiter, Freelancer oder Subunternehmer? Gibt es klare Informationen/Dokumentationen sowohl in Bezug auf vertragliche geschuldete als auch diskretionäre Leistungen wie Boni, Gratifikationen etc.?

Räumlichkeiten: Das Geschäftslokal ist eines der höchsten Fixkosten für jedes Unternehmen. Wenn Sie einen Mietvertrag abgeschlossen haben, kann eine Überprüfung Schlüsselbereiche für Neuverhandlungen identifizieren. Vermieter möchten in der Regal an verlässlichen, solventen Mietern festhalten, und dies kann als Verhandlungsinstrument genutzt werden, um Ihre Miete für eine längere Mietdauer zu fixieren, eine Kündigungsklausel einzuführen oder eine Untervermietung genehmigen zuzulassen, wenn das Geschäftslokal für Ihre Bedürfnisse zu gross wird.

Wenn Sie Eigentümer von Immobilien sind, gilt dieselbe Analyse in Bezug auf Ihre Mieter. Sodann kann die Prüfung der Konditionen der Hypothek aufzeigen, ob sie neu verhandelt und den aktuellen Marktbedingungen angepasst werden könnte. Bei diesem Vorgehen können Sie wiederum Kosteneinsparungen erzielen.

Geistiges Eigentum (IPR): Gibt es Branding-Probleme oder müssen Marken/Designs, Patente geschützt werden? Sind alle Marken, Logos und IP-Adressen im Besitz des Unternehmens und alle Lizenzen (einschliesslich Softwarelizenzen), die dem Unternehmen gewährt werden, dokumentiert, verfügbar, aktuell und (gegebenenfalls) registriert?

Rechtsstreitigkeiten: Eine Überprüfung umfasst alle ausstehenden Rechtsstreitigkeiten, Beschwerden, Inkassoleistungen etc., die das Unternehmen betreffen. Sodann wird Ihnen aufgezeigt, wie solche Probleme schnell, effizient und so kostenschonend wie möglich angegangen werden können. Zu diesem Zweck müssen aber die zugrundliegenden Sachverhalte klar belegt und dokumentiert werden.

Vermögenswerte: Sind die Anlagen, Maschinen, Kraftfahrzeuge, Telekommunikation, IT-Hardware und andere Vermögenswerte des Unternehmens in einwandfreiem Zustand, für ihren Zweck geeignet und regelmässig und gut gewartet? Sind die Anlagen reparatur-, austausch- oder wartungsbedürftig? Sind alle Betriebsanleitungen und Wartungsunterlagen bzw. -protokolle dokumentiert, verfügbar und aktuell? Sind Sie im Besitz dieser Unterlagen und ist Ihr Eigentum dokumentiert und verfügbar? Liegen für Vermögenswerte, die sich nicht im Eigentum des Unternehmens befinden gültige Miet-, Leasing- oder Lizenzverträge vor? Gibt es angemessene Wartungs-/Supportvereinbarungen?

Versicherungen: Eine Überprüfung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen über angemessene Versicherungen verfügt, die alle Geschäftsanlagen und relevanten Geschäftsrisiken abdeckt. Darüber hinaus zeigt eine Prüfung auf, ob Sie über vollständige und aktuelle Kopien aller Versicherungspolicen verfügen.

Management: Eine Überprüfung wird Ihnen zeigen, ob Ihr Unternehmen über ein starkes und effektives Management-Team und die richtige Management-Struktur verfügt. Darüber hinaus wird Ihnen die Prüfung zeigen, ob und wie Sie am besten Motivationsanreize schaffen können wie beispielsweise die Einführung eines "Erfolgsbonus" (i) bei einem Exit oder (ii) bei der Erreichung bestimmter finanzieller Ziele oder die Gewährung von Aktienoptionen oder sogar eine direkte Zuteilung von Aktien.

Wachstumspläne: Erwägen Sie, ein Unternehmen zu erwerben, Ihr Unternehmen mit einem Dritten zu fusionieren, neue Aktionäre/Partner oder Verwaltungsräte/Geschäftsführer zu gewinnen, Franchising zu erhalten oder einfach nur die Marktpräsenz zu stärken?

Exit-Strategie/strategische Überprüfung: Haben Sie eine Exit-Strategie? Möchten Sie Optionen prüfen, um das Geschäft voranzubringen? Dies könnte den Verkauf eines Unternehmens an einen Dritten (vollständiger oder teilweiser Ausstieg), die Einbeziehung eines Investors oder den Verkauf von Aktien oder Vermögenswerten an Mitarbeiter oder Familienmitglieder bedeuten.

Allgemeine Bestandsaufnahme: Gibt es etwas Konkretes, mit dem Sie sich nicht auseinandersetzen, das Ihnen aber Anlass zur Sorge? Gibt es Bereiche Ihrer Geschäftsprozesse, die mit einem rechtlichen Auge verbessert werden könnten?